Чтобы выбрать ГСО для лабораторного анализа, определите его задачу в методике, затем сопоставьте матрицу, аттестованные характеристики и диапазон значений. Перед закупкой сверьте документы на тип и партию с маркировкой образца. Совпадения названия вещества недостаточно для решения о закупке: проверьте пригодность для конкретной процедуры измерений.
Начните с задачи: что именно должен проверить ГСО
Начните выбор с операции, для которой лаборатория ищет образец: идентификации вещества, построения градуировки, проверки методики или контроля результатов анализа. Выпишите из методики определяемую величину, исследуемый материал, рабочий диапазон и критерий приемлемости. Затем составьте карточку требований. По ней аналитик, метролог и закупщик смогут сравнивать предложения, даже если привыкли искать материал по разным обозначениям.
Разделяйте назначение и название товара. Для идентификации запишите признак, который требуется подтвердить. Для градуировки — необходимые значения. Для контроля результатов — участок процедуры, который образец должен пройти вместе с пробами.
Сначала определите границы контроля.
Например, лаборатория анализирует почву после разложения. В карточке выбора укажите, нужен ли образец для измерительного этапа или для всей процедуры вместе с пробоподготовкой. Назначение кандидата сверяйте с его документами и методикой.
Не переносите требования другой методики только потому, что обе определяют один элемент. Сравните компонент или свойство, единицы и метрологические показатели, которые нужны для вашей задачи.
Карточку согласуйте до запроса цены. Иначе сравнение предложений сведётся к похожим названиям и стоимости упаковки. Как собрать такую карточку для обычных реактивов — в статье «Какие реактивы нужны для лаборатории».
Уточните вид образца и требования к его статусу
В запросе укажите, что нужно лаборатории: образец состава, свойства или качественного признака. Выпишите требования к его статусу из документов, на которые опирается работа лаборатории. Обозначения СО, CRM и ГСО проверяйте по сопроводительным документам. Для предложенного материала отдельно рассмотрите характеристики, назначение и подтверждение статуса, а вопросы применимости передайте ответственному за метрологическое обеспечение.
Для образца состава сопоставьте нужные компоненты, для образца свойств — выбранное свойство. При качественном анализе найдите описание признака, который предполагается использовать.
Расшифруйте обозначения до закупки.
Если поставщик использует слова «первичный», «вторичный» или «отраслевой», запросите их значение в документах на материал. Не включайте такое обозначение в критерии выбора без объяснения.
Сертификат производителя рассмотрите по содержанию: какие характеристики указаны, к какому материалу они относятся и какое применение описано. Вопрос о достаточности этого документа для конкретной работы согласуйте отдельно.
Проходите подбор последовательно: задача, требования методики, матрица, характеристики, документы, условия применения и закупка. При несоответствии вернитесь к поиску кандидата.
Сопоставьте матрицу ГСО с исследуемой пробой
Сопоставляйте матрицу с материалом пробы и этапом, который собираетесь контролировать. Выпишите основу материала, форму определяемого компонента и сведения о сопутствующих веществах. Для контроля анализа почвы после разложения проверьте применение кандидата в выбранной процедуре подготовки. Для градуировочного раствора сопоставьте среду и правила разведения с методикой, затем зафиксируйте совпадения и различия в карточке выбора.
Описание «жидкость» или «порошок» оставляет слишком много вопросов. Найдите состав и описание материала в документах кандидата.
| Материал пробы | Задача | Что сопоставить в документах кандидата |
|---|---|---|
| Вода | Градуировка определения компонента | Компонент, среду раствора и правила разведения |
| Почва | Контроль анализа после разложения | Состав материала, форму компонента и процедуру подготовки |
| Сплав | Контроль определения состава | Основу сплава и способ анализа |
| Нефтепродукт | Контроль состава или свойства | Вид материала, характеристику и условия применения |
Таблица помогает сформулировать вопросы. Решение принимайте по документам выбранного образца.
Для анализа почвы разберите два маршрута: применение раствора при градуировке и применение матричного материала при подготовке контрольной пробы. Для каждого укажите, какие операции он проходит и какой результат лаборатория оценивает.
Не расширяйте границы контроля без обоснования.
Близкое название почвы ещё не завершает подбор. Зафиксируйте различия в составе и подготовке, затем согласуйте их допустимость для выбранной задачи.
Проверьте аттестованные значения и метрологическую пригодность
Сопоставьте характеристики предложенной партии с требованиями методики. Сначала проверьте величину и единицы, затем основу выражения результата и положение значения в рабочем диапазоне. После этого разберите указанные метрологические показатели. Для каждой позиции карточки выбора запишите соответствующее поле документа. Если сведения отсутствуют или допускают разные прочтения, передайте вопрос аналитику или метрологу до согласования закупки.
Отделите аттестованные значения от справочных сведений о составе. Если нужный компонент упомянут только в общем перечне, запросите подтверждение того, какие данные поставщик предлагает использовать.
Основа выражения результата требует отдельной сверки.
Для образца почвы выпишите, к какому состоянию материала относится указанное содержание компонента. При различии с методикой найдите описанную процедуру приведения и согласуйте её применение.
Если документ содержит неопределённость или погрешность, сохраните точное название показателя и условия его использования. Коэффициент охвата выпишите, когда он указан. Сопоставление разных показателей передайте метрологу вместе с исходными документами.
Просмотрите сведения о метрологической прослеживаемости. Запишите, к чему отнесено значение и каким документом описана эта связь.
| Требование лаборатории | Сведения кандидата | Результат проверки |
|---|---|---|
| Определяемая величина | Название характеристики | Совпадение или различие |
| Единицы измерения | Единицы в документе | Необходимость согласованного пересчёта |
| Рабочий диапазон | Значение характеристики | Пригодность для выбранной точки контроля |
| Критерий контроля | Метрологический показатель | Решение ответственного специалиста |
Числа в рабочую таблицу переносите из документов выбранной партии и методики. Не заполняйте пропуски значениями похожего товара.
Сверьте паспорт партии, маркировку и сведения в «Аршине»
Разделите проверку на сведения о типе и сведения о поставляемой партии. Сначала сопоставьте назначение и характеристики кандидата с задачей лаборатории. Затем сверьте идентификаторы в предложении, паспорте и на упаковке. Для каждого документа отметьте, к какому материалу он относится. Если принадлежность документа поставке непонятна, запросите пояснение до согласования заказа.
Для поиска в «Аршине» используйте обозначение и номер из предложения поставщика. Сохраните найденную запись и документы, которые рассмотрел ответственный специалист. Неразрешённое расхождение внесите в карточку проверки.
| Поле | Что сопоставить | Действие при расхождении |
|---|---|---|
| Обозначение и номер ГСО | Предложение, паспорт, маркировку и найденную запись | Запросить объяснение |
| Изготовитель | Сведения в представленных документах | Уточнить происхождение материала |
| Партия или экземпляр | Идентификаторы в паспорте и на упаковке | Отложить решение о приёмке |
| Характеристики | Данные партии и документы на тип | Передать вопрос метрологу |
| Комплектность | Заказ, документы и содержимое поставки | Зафиксировать недостающее |
Пример паспорта из каталога оставьте только для предварительного знакомства.
Для окончательной проверки запросите документ на предлагаемую партию. Выделите идентификатор, характеристики, метрологические показатели и условия применения.
Расхождение описывайте точно: какое поле, в каких документах и чем отличается. Ответ поставщика сохраните вместе с материалами проверки. Устное пояснение запросите письменно.
Разделите срок утверждения типа, годность и применение после вскрытия
При планировании закупки заведите отдельные поля для сведений об утверждении типа, годности экземпляра и условий после вскрытия. Для приготовленного рабочего раствора также найдите указания по использованию. Перенесите данные из документов выбранного материала и сопоставьте их с графиком анализов. Если нужных сведений нет, запросите их до решения о фасовке и количестве упаковок.
Рядом с каждым сроком укажите документ и условие, к которому он относится. Это поможет разобраться, откуда взята дата и какое решение на неё опирается.
Не объединяйте сроки в одно поле.
Если документы содержат истёкшую дату или противоречивые сведения, передайте их ответственному за метрологическое обеспечение. Зафиксируйте вопрос и документальное основание принятого решения о применении.
В учёте предусмотрите даты получения, вскрытия и приготовления раствора, когда эти события относятся к материалу. Сведения о выпуске и годности перенесите из сопроводительных документов.
Фасовку сравнивайте с плановым расходом. Рассчитайте, сколько материала понадобится на запланированные работы при соблюдении указанных условий. Не меняйте дату годности в учёте без документированного основания.
Проверьте пробоподготовку, хранение и совместимость посуды
До заказа сопоставьте условия подготовки и хранения с возможностями лаборатории. Для твёрдого материала проверьте указания о навеске, перемешивании и подготовке к отбору. Для раствора — среду, разведение и контактирующую посуду. Каждое условие свяжите с рабочей процедурой и доступным оборудованием. Незаполненные позиции вынесите в вопросы изготовителю, чтобы разобрать их до получения упаковки.
Сушку, измельчение или просеивание образца почвы согласуйте с документами на материал и методикой. Для пересчёта на сухое вещество найдите описанную процедуру.
Привычная операция тоже требует проверки.
| Вопрос перед применением | Где искать указания |
|---|---|
| Какую навеску отбирать? | Документы на образец и методика |
| Нужно ли перемешивать материал? | Инструкция изготовителя |
| Как подготовить посуду? | Методика и лабораторная процедура подготовки |
| Какой материал тары использовать? | Указания изготовителя для выбранного вещества и среды |
| Как хранить вскрытую упаковку? | Документы на образец |
| Как приготовить и использовать разведение? | Методика и инструкция |
Не назначайте направление и величину возможного изменения состава без подтверждения.
Материал посуды выбирайте для конкретного вещества и среды. Если документы не дают ответа о совместимости, задайте изготовителю вопрос с указанием концентрации и условий контакта.
В журнале использования связывайте подготовку, расход и отклонения условий хранения с идентификатором партии. Такие записи оставят ответственному сведения для разбора пригодности оставшегося материала.
Составьте запрос поставщику и проверьте поставку
Перенесите согласованные требования в запрос поставщику. Укажите назначение, матрицу, характеристики с единицами, метрологические показатели и желаемую фасовку. Если кандидат уже выбран, добавьте его обозначение и номер. Запросите документы на доступную партию, сведения о годности и условия перевозки. Аналитик проверяет пригодность материала, а закупщик сопоставляет предложение с согласованной карточкой и условиями заказа.
Для контроля анализа почвы приложите требования к матричному материалу и процедуре подготовки. Значения и фасовку внесите после проверки документов кандидата.
- Согласуйте карточку между аналитиком, метрологом и закупщиком.
- Получите документы на предлагаемый тип и партию.
- Сверьте количество, годность, перевозку и комплектность.
- Зафиксируйте порядок согласования замены.
- Проверьте полученную поставку и зарегистрируйте материал.
Сравнивайте стоимость закупки с плановым расходом и условиями применения. Проверьте, понадобится ли весь объём выбранной упаковки для запланированных работ.
Цену, наличие и срок доставки зафиксируйте письменно. Саму компанию до оплаты проверяют иначе — об этом в статье «Как выбрать поставщика химреактивов».
Стандартные образцы и растворы с указанием наличия и фасовки собраны в разделе «Стандартные образцы и растворы» каталога.
При получении сверьте упаковку, идентификатор партии и комплект документов с заказом. Сохраните записи о перевозке, если они предусмотрены согласованными условиями поставки.
Обнаруженные расхождения передайте ответственному до использования образца.
Что делать, если подходящего ГСО нет в наличии
Проверяйте замену по той же карточке, что и первоначального кандидата. Сопоставьте задачу, матрицу, характеристику, диапазон, метрологические показатели и условия применения. Для каждой позиции отметьте совпадение, различие или отсутствие сведений. Затем передайте результаты ответственному за методику. Если предложенный материал подходит только для части работы, отдельно опишите операции, для которых решение ещё не найдено.
Для анализа почвы рассмотрите предусмотренную пробоподготовку. Для раствора с совпадающим компонентом укажите конкретную операцию, в которой лаборатория предлагает его применять.
CRM, аттестованную смесь, чистое вещество или стандарт-титр проверяйте по назначению и документам. Решение о такой замене согласуйте с ответственным за методику и метрологическое обеспечение.
Запишите основание решения.
Укажите, какие требования замена выполняет, какие документы рассмотрены и кто согласовал применение. При отказе назовите конкретную причину: различие матрицы, недостаточные характеристики, отсутствие документа или неподходящие условия подготовки.
Если решения нет, оставьте вопрос открытым и рассмотрите поставку исходного образца либо другой документально обоснованный способ выполнения задачи.
Направьте поставщику согласованную карточку требований, чтобы получить предложение для проверки лабораторией.
Частые вопросы
Что делать, если паспорт партии плохо читается?
Запросите читаемую копию всех страниц с обозначением и идентификатором партии. Не восстанавливайте значения по похожему паспорту.
Можно ли заказать одну партию для нескольких подразделений?
До заказа согласуйте потребность, условия передачи и учёт материала. Предусмотрите доступ каждого подразделения к документам и связь полученной упаковки с партией.
Как учесть ГСО в электронной системе лаборатории?
Создайте карточку экземпляра или партии и приложите документы. Добавьте поля для годности, вскрытия, расхода и ответственного. Состав записей согласуйте с порядком учёта лаборатории.
Химические реактивы, стандарт-титры и ГСО — каталог с ценами, отгрузка в регионы.
Источники
- ГОСТ 8.315-2019. Государственная система обеспечения единства измерений. Стандартные образцы состава и свойств веществ и материалов. Основные положения — категории стандартных образцов, требования к паспорту и описанию типа.
- Услуга Росстандарта «Утверждение типа стандартных образцов» — перечень документов для утверждения типа: описание типа, копия паспорта, копия этикетки, сертификат.
- Реестр утверждённых типов стандартных образцов в ФГИС «Аршин» — запись о выбранном типе ГСО и связанные с ним документы.
