Как выбрать поставщика химреактивов и проверить первую партию

Чтобы выбрать поставщика химреактивов, проверьте компанию, полномочия подписанта и документы на предложенную продукцию. Затем согласуйте требования к партии, перевозке и приемке. При первой закупке для лаборатории или организации Санкт-Петербурга сопоставьте договор, получателя платежа и маркировку реактива. Результаты проверки сохраните вместе с заявкой.

1Начните с компании, подписанта и получателя платежа

До оплаты сопоставьте компанию в договоре, сведения о ней в ЕГРЮЛ и получателя денег в счете. Затем изучите основание полномочий подписанта. Распределите проверку между закупщиком, руководителем лаборатории и ответственным за приемку. Сохраните результаты в досье закупки: реквизиты, согласованную спецификацию, документы продукции и вопросы, которые пока остаются открытыми.

Для проверки компании используйте сервис ЕГРЮЛ ФНС и «Прозрачный бизнес». Ищите по ИНН, затем сверяйте остальные реквизиты. Сохраните полученные сведения и дату обращения.

Пройдите проверку последовательно:

1. Сопоставьте наименование, ИНН, ОГРН и статус компании с договором.
2. Сверьте получателя платежа в счете с выбранным контрагентом.
3. Изучите сведения о руководителе или документ о полномочиях представителя.
4. Соберите документы продукции и согласуйте условия поставки.
5. Определите порядок приемки и ответственных сотрудников.

Если деньги получает другая организация, запросите документальное объяснение. Передайте его ответственному за договор и приостановите внутреннее согласование оплаты до решения.

Устного ответа менеджера для такой проверки недостаточно.

Для представителя изучите доверенность: кто ее выдал, какие действия разрешил и какой срок указал. При подписании через ЭДО передайте документы на проверку сотруднику, отвечающему за электронный документооборот.

Закрепите в договоре согласованные требования к продукции, документам и срокам.

2Как оценить судебные споры и сведения о банкротстве?

Изучайте найденный спор по предмету требований, роли поставщика, стадии рассмотрения и результату. Свяжите обстоятельства дела с вашим заказом. Например, при споре о непоставленном товаре запросите пояснение об исполнении поставок. При взыскании поставщиком задолженности покупателя выясните другие обстоятельства. Решение об оплате принимайте после изучения документов, а не по числу дел.

Проверьте компанию в Картотеке арбитражных дел и ЕФРСБ. Сверяйте реквизиты найденной организации с договором.

Сохраните карточки существенных дел, опубликованные документы и дату обращения. В заключении укажите, что именно нашли и какие вопросы это вызвало.

Пустую выдачу не записывайте как подтверждение надежности.

При обстоятельствах, которые вызывают сомнения в исполнении заказа, запросите пояснения поставщика. Передайте материалы ответственному за договор. Условия предоплаты согласуйте после разбора открытых вопросов.

3Зафиксируйте требования лаборатории в заявке

Составьте заявку по методике, которую использует лаборатория. Укажите форму вещества, концентрацию, квалификацию и ограничения по примесям, если они нужны для работы. Для сравнения предложений отдельно опишите фасовку и документы. Передайте всем поставщикам одинаковые исходные требования, а допустимые замены обозначьте заранее. Так расхождения будет проще заметить до заказа.

Включите в заявку:

• Наименование, CAS при применимости, производителя и артикул.
• Квалификацию, содержание основного вещества и ограничения по примесям.
• Объем или массу упаковки, количество мест и требования к таре.
• Документы о характеристиках, партии и безопасном обращении.
• Допустимые замены и порядок их согласования.
• Адрес поставки, требования к перевозке и остаточному сроку годности.

Разделите обязательные параметры и предпочтения. Замену производителя согласуйте с лабораторией до заказа; другую квалификацию оцените по используемой методике. Требования к растворителям собираются так же, но со своим набором показателей — см. «Как выбрать растворитель».

Каталог реактивов с ценами, фасовкой и сведениями о наличии — «Химические реактивы».

Для каждого критичного показателя укажите, где будете искать подтверждение: в паспорте партии, инструкции или другом согласованном документе.

Пропуск в документах лучше обнаружить до оплаты.

Если в заказ входят посуда и оборудование, проверьте их по отдельным требованиям. Ассортимент поставщика не используйте как основание для допуска реактива к анализу.

4Подтвердите статус дистрибьютора у производителя

Если поставщик заявляет статус официального дистрибьютора, запросите подтверждение у производителя. Используйте контакты с сайта изготовителя или опубликованный им список партнеров. Сверьте юридическое лицо с договором. Если подтверждение ограничивает территорию, ассортимент или срок полномочий, сопоставьте эти условия с вашим заказом. Сохраните ответ вместе с документами закупки.

Скан свидетельства приложите к запросу производителю. Уточните, относится ли он к компании из договора и охватывает ли предложенную продукцию.

Логотип на сайте посредника в подтверждения не включайте.

Если статус подтвердить не удалось, запишите это как открытый вопрос. Отдельно запросите сведения о происхождении товара и документы предложенной партии. Решение о закупке передайте ответственным сотрудникам с учетом требований вашей организации.

Сопоставьте изготовителя, артикул и номер партии на этикетке с паспортом качества или CoA. Если производитель предлагает проверку документа, воспользуйтесь ею.

Образец CoA пометьте именно как образец. Для допуска поставленной партии запросите относящийся к ней документ. Порядок проверки документов для стандартных образцов разобран отдельно: «Как выбрать ГСО».

5Чем отличаются паспорт качества, SDS и документы соответствия?

Проверяйте документы по задачам закупки: характеристики партии, безопасное обращение и заявленное подтверждение соответствия. В паспорте качества или CoA ищите сведения о продукте и результаты контроля. В паспорте безопасности или SDS изучайте опасности и меры предосторожности. Перечень документов для заказа согласуйте с лабораторией и ответственным за нормативную проверку.

Не переносите результаты из образца CoA в карточку будущей партии. Недостающие для лаборатории показатели запросите отдельно.

Для каждого документа запишите его назначение в вашей проверке.

Если поставщик прислал декларацию или сертификат, поручите ответственному специалисту определить применимость документа к продукции. Затем проверьте его через соответствующий официальный реестр или организацию, выдавшую документ. Сохраните запись или ответ, по которому сделали вывод.

Главную страницу ведомства не используйте как подтверждение обязательности документа.

6Проверьте специальные требования к веществу и операции

Подготовьте для ответственного специалиста точное наименование вещества, состав смеси, концентрации компонентов и описание предполагаемых операций. Отдельно обозначьте приобретение, перевозку, хранение и использование. Попросите указать вывод по каждой операции и основание проверки. До оплаты согласуйте нерешенные вопросы, которые могут повлиять на возможность закупки или приемки продукта.

Не ограничивайте запрос словами «лицензия на химреактивы». Укажите вещество, действие и участника, чьи документы нужно проверить.

В заключении сохраните название использованного документа, ссылку на его текст и фрагмент, на котором основан вывод. Для установленного требования укажите, к кому оно относится.

Проверка должна давать понятное основание решения.

Если специалист установил необходимость разрешительного документа, запросите его у соответствующего участника. Сверьте владельца, вид деятельности, статус и область действия через источник, указанный в заключении.

Отдельно согласуйте готовность покупателя к приемке, хранению и использованию вещества. Нерешенный вопрос передайте на рассмотрение до оплаты, а относящиеся к поставке условия закрепите в договоре.

7Отдельно проверьте ГСО, стандарт-титры и готовые растворы

Для ГСО запросите подтверждение заявленного статуса, сведения о типе и паспорт поставляемого образца. Для стандарт-титра или готового раствора изучите характеристики и инструкцию производителя. Сопоставление с методикой поручите лаборатории. В заявке укажите нужные параметры и документы, по которым ответственный сотрудник сможет решить вопрос о пригодности продукта для работы.

Проверку статуса и сведений о типе ГСО поручите метрологу. Попросите сохранить конкретную запись официального фонда и сопоставить ее с паспортом предложенного образца.

Несовпадение разберите до заказа.

Для стандарт-титра свяжите маркировку упаковки с инструкцией приготовления. Для готового раствора запросите указания производителя об использовании после вскрытия, если они нужны лаборатории.

Плотность включайте в заявку, когда ее использует методика или процедура лаборатории. Набор документов для разных продуктов согласуйте отдельно.

8Что запросить перед оплатой первой поставки?

Перед оплатой соберите спецификацию, сведения о компании и подписанте, документы продукции и условия доставки в Санкт-Петербург. Отметьте, какие материалы относятся к предложенной партии, а какие служат образцами. В договоре закрепите согласованный продукт, упаковку, сроки, комплект документов и порядок работы с расхождениями. Передайте комплект ответственным за договор и приемку.

Используйте запрос, дополнив его параметрами заявки:

• Подтвердите производителя, артикул, характеристики, фасовку и количество.
• Предоставьте сведения о юридическом лице и полномочиях подписанта.
• Направьте согласованные документы продукции.
• Укажите, какие документы относятся к партии, а какие служат образцами.
• Подтвердите наличие либо условия заказа и срок отгрузки.
• Предложите условия оплаты, перевозки и приемки.

Согласуйте получение документов конкретной партии до отгрузки. Допустимые замены и нужный остаточный срок годности запишите в спецификации.

Условия должны допускать проверку при приемке.

Требования к упаковке и перевозке согласуйте с ответственным специалистом по документам продукта. Определите, какие подтверждения условий перевозки получите вместе с грузом.

Для доставки уточните доступ на территорию, разгрузку и контакт получателя. Стоимость перевозки, срочность и минимальный заказ возьмите из предложения поставщика. Зафиксируйте порядок действий при повреждениях и сроки предъявления замечаний, согласованные в договоре.

9Сверьте первую поставку и остановите приемку при расхождениях

При приемке сопоставьте заказ, отгрузочные документы, маркировку и паспорт партии. Проверьте изготовителя, артикул, номер партии, количество и срок годности по согласованным требованиям. Расхождения зафиксируйте до допуска продукции к работе. Дальнейшие действия определите по договору и процедуре организации: кто рассматривает замечание, какие подтверждения нужны и кто принимает решение.

Осмотрите тару и укупорку. При расхождении сохраните фото, документы и описание обстоятельств. Направьте замечание поставщику в согласованном порядке.

Спорную продукцию не передавайте в работу до решения ответственного.

Дополнительный контроль характеристик проводите по методике или процедуре лаборатории. Работу с опасными веществами поручайте подготовленным сотрудникам по инструкциям организации.

После допуска организуйте хранение по документам продукта. Сохраните связь места хранения с партией и паспортом для последующего учета и разбора замечаний.

10Сравните допущенных поставщиков и примите решение

Сравнивайте предложения после разбора обязательных условий и открытых вопросов. Используйте общую спецификацию и одинаковые критерии. В стоимость включите товар, доставку и согласованные дополнительные расходы. Отдельно оцените фасовку, сроки и порядок приемки. Зафиксируйте основания выбора, чтобы сотрудники лаборатории и закупки могли восстановить решение по документам, а не по памяти.

Не компенсируйте скидкой нерешенный вопрос о пригодности партии.

Если используете балльную оценку, заранее согласуйте критерии и их вес. Сохраните исходные предложения вместе с расчетом.

При закупке у нескольких поставщиков распределите позиции и ответственность за документы партий. Для каждого предложения запишите решение: допустить, запросить уточнения или приостановить закупку.

Направьте согласованную заявку, чтобы получить предложение на первую поставку для вашей организации.

Частые вопросы

Можно ли принять один заказ, если поставщик отгрузил несколько партий?

Согласуйте раздельную идентификацию партий, документы и учет каждой из них. Общее количество сверьте с заказом. Решение о допуске каждой партии принимайте по ее документам.

Как принять доставку, если ответственного сотрудника лаборатории нет на месте?

Заранее назначьте сотрудника для проверки упаковки и получения документов. Определите место и условия хранения до решения о допуске продукции к работе.

Что делать, если скан паспорта партии невозможно прочитать?

Запросите читаемый документ. Не восстанавливайте значения по догадке. До проверки сведений приостановите допуск партии по процедуре организации.

Источники

• Сервис предоставления сведений из ЕГРЮЛ и ЕГРИП ФНС России — получение сведений о выбранном юридическом лице.
• «Прозрачный бизнес» ФНС России — проверка сведений о контрагенте.
• Картотека арбитражных дел — карточки дел и опубликованные судебные документы.
• Единый федеральный реестр сведений о банкротстве — опубликованные сообщения по выбранной организации.